Dificilmente encontraremos alguém que utiliza
dispositivos eletrônicos e nunca utilizou um aplicativo de planilha, mesmo sendo
para cálculos simples. Presenciei em diversas empresas, baixo ou nenhum
controle sobre sua utilização tanto para decisões financeiras quanto
estratégicas. Algumas companhias somente começaram a dar mais atenção depois de
perdas financeiras ou após serem apontadas por auditorias. Em uma outra
situação a planilha era tão importante que o responsável optou por gravar
somente em seu próprio laptop, para que outros não usassem ou alterassem.
Apesar de ser um programa confiável,
quando utilizado para cálculos complexos, decisões financeiras ou estratégicas,
alguns cuidados adicionais precisam ser adotados para garantir a integridade e
precisão dos resultados. Geralmente esses dados são importados de sistemas ERP
– softwares que integram todos os dados e processos de uma organização em um
único sistema -, financeiros, produção entre outras fontes. Essas informações são
analisadas, simuladas e podem ser utilizadas, por exemplo, para decidir sobre a
compra ou não de uma outra empresa.
Imagine uma situação hipotética onde
uma empresa consolida todas as informações financeiras do grupo em uma planilha.
No dia do fechamento, com a correria da empresa, foi esquecido de adicionar o
resultado de uma nova unidade, comprometendo o relatório final.
Este é um fato que tenho abordado
muito quando ministro palestras. E a maioria das pessoas quando ouvem o assunto
ficam surpresas, como se esta situação jamais pudesse ocorrer com elas ou com a
empresa em que trabalham. É importante ressaltar que os gestores devem ficar
atentos a estas planilhas, porque o ser humano é passível de erros e um
equívoco pode comprometer os resultados financeiros da empresa. A fiscalização
e a manutenção dos arquivos são imprescindíveis.
Abaixo estão alguns controles que
podem ser adotados para minimizar os riscos de perdas financeiras ou de
negócios devido a erros não intencionais na utilização das planilhas.
·
Classifique as
planilhas de acordo com a criticidade e os riscos que podem trazer para a
empresa. Exemplo:
o Alta: utilizada para consolidação financeira com
complexos cálculos
o Baixa: utilizada para monitorar atividades;
·
Tenha um
inventário das planilhas críticas com o nome, a localização, a descrição e o propósito,
quem é o responsável e os autorizados a fazer alterações nas fórmulas ou macros;
·
Crie um
cronograma para revalidar as fórmulas e macros, para assim garantir que estão logicamente
corretas e não foram alteradas inadvertidamente;
·
Garanta que
elas tenham controle de versão, backup e estejam em diretório restrito somente
aos usuários que necessitam usá-las;
·
Mantenha um
histórico de quem e quando foram alteradas as fórmulas e macros.
Em muitas empresas, quando as
planilhas consideradas críticas são identificadas, inicia-se um plano de ação para
que essas informações sejam manipuladas através de um sistema, que pode reduzir
drasticamente os riscos para os negócios. Se isso não for o seu caso, evite
erros ou perdas financeiras, faça uma avaliação em seus arquivos.
Artigo escrito por: Marcos Gomes, executivo de
TI e Segurança da Informação
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